Zasady przetwarzania danych osobowych

Zważywszy, że Wykonawca będzie świadczyć na rzecz Zamawiającego usługi w zakresie dokonanego zamówienia i Wykonawca będzie przetwarzać dane osobowe zgromadzone przez Zamawiającego obie strony postanawiają, że:

•          Zamawiający powierza Wykonawcy do przetwarzania następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres, adres e-mail, nr telefonu, pesel, imiona i nazwiska Gości Weselnych.

•          Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami umożliwiającymi prawidłowe przetwarzanie danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego, w zakresie i celu określonym niniejszą umową.

•         Wykonawca zobowiązuje się, że nie będzie modyfikował, usuwał ani wykorzystywał powierzonych mu do przetwarzania danych osobowych w jakikolwiek inny sposób niż na potrzeby świadczenia usług na rzecz Zamawiającego. Ponadto, Wykonawca zobowiązuje się do zachowania pełnej poufności w zakresie powierzonych mu do przetwarzania danych.

•         Wykonawca oświadcza również, że osobom zatrudnionym przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych nadane zostały upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz że osoby te zostały zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych oraz z odpowiedzialnością za ich nieprzestrzeganie, zobowiązały się do ich przestrzegania oraz do bezterminowego zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia.

•         Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu świadczenia usług w zakresie produkcji wszelkiej papeterii ślubno-weselnej oraz dodatków.

•         Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie w celach związanych ze świadczeniem usług i wyłącznie w zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji tych celów.

•         Na wniosek Zamawiającego lub osoby, której dane dotyczą Wykonawca wskaże miejsca, w których przetwarza powierzone dane.

•         Strony zobowiązują się wykonywać zobowiązania wynikające z niniejszej umowy z najwyższą starannością zawodową w celu zabezpieczenia prawnego, organizacyjnego i technicznego interesów stron w zakresie przetwarzania powierzonych danych osobowych.

•         Wykonawca zobowiązuje się zastosować środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, zabezpieczenie powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności zabezpieczyć je przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

•         Wykonawca oświadcza, że zastosowane do przetwarzania powierzonych danych systemy informatyczne spełniają wymogi aktualnie obowiązujących przepisów prawa.

•         Wykonawca, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Zamawiającemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw.

•         Wykonawca jest zobowiązany zawiadomić Zamawiającego o każdym podejrzeniu naruszenia lub stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych — nie później niż w terminie 24 (słownie: dwudziestu czterech) godzin od chwili powzięcia informacji o podejrzeniu naruszenia lub stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych. W zawiadomieniu Wykonawca jest zobowiązany wskazać okoliczności zdarzenia, prawdopodobne przyczyny oraz środki, jakie zostały zastosowane w związku ze zdarzeniem, w celu zminimalizowania negatywnych skutków - wraz z niezbędną dokumentacją. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić Zamawiającemu możliwość uczestniczenia w wyjaśnianiu okoliczności zdarzenia. Wykonawca jest zobowiązany udzielić wszystkich informacji oraz wyjaśnień, jak również podjąć wszelkie działania, które umożliwią Zamawiającemu wywiązanie się z obowiązku notyfikacyjnego wobec Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

•         Wykonawca, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

•         Wykonawca po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji Zamawiającego usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że szczególne przepisy prawa nakazują przechowywanie danych osobowych.

•         Wykonawca udostępnia Zamawiającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszej umowie oraz umożliwia Zamawiającemu lub audytorowi upoważnionemu przez Zamawiającego przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich.

•         Wykonawca uprawiony jest do korzystania z usług innego Wykonawcy w celu świadczenia usługi na rzecz Zamawiającego, na co Zamawiający wyraża zgodę, zawierając niniejszą umowę. Korzystanie z usług innego Wykonawcy wymaga zawarcia z tym podmiotem stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych gwarantującej realizację zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niniejszej umowy.

•         Zamawiający ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów prawa w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych według rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

•         Powyższe nie wyłącza odpowiedzialności Wykonawcy za przetwarzanie powierzonych danych niezgodnie z umową.

•         Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem, jeśli nie dopełnił obowiązków, które nakłada niniejsza umowa, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami administratora lub wbrew tym instrukcjom.

•         Wszelkie zmiany niniejszej umowy powinny być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności

•         W przypadku, gdy niniejsza umowa odwołuje się do przepisów prawa, oznacza to również inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, a także wszelkie nowelizacje, jakie wejdą w życie po dniu zawarcia umowy, jak również akty prawne, które zastąpią wskazane ustawy i rozporządzenia.

•         Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych obowiązuje przez czas świadczenia usług na rzecz Zamawiającego, które to usługi wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych.

•         Dane osobowe przetwarzane będą przez okres 5 lat od daty zrealizowania zamówienia.

      Kontaktując się z firmą zgadzasz się na powyższe warunki.